Privacy Policy Physique Preventiecentrum BV

Physique Preventiecentrum hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Physique Preventiecentrum houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (A.V.G.).

Van wie, voor wie?

Physique Preventiecentrum B.V. werkt onder de handelsnaam Physique Preventiecentrum, Physique, Fysio Physique en TIGRA Arnhem, hierna; Physique. Met ‘Physique’ wordt in dit privacy policy gedoeld op Physique Preventiecentrum BV. Specifiek voor TIGRA Arnhem is een separate privacy policy van kracht die op https://www.tigra.nl/over-ons/privacyverklaring te bekijken is. De policy voor Physique geldt voor alle personen die met Physique in relatie staan. Daaronder vallen in elk geval:

cliënten;
ontvangers van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
leads ofwel potentiële cliënten;
sollicitanten;
bezoekers van de website;
leveranciers/dienstverleners.

Waarom?

Physique verwerkt enkel persoonsgegevens in overeenstemming met de gerechtvaardigde doeleinden waarvoor de gegevens verzameld zijn. Het gaat daarbij in elk geval om de volgende doelen en gronden:

administratieve doeleinden, zoals het kunnen inboeken van uw afspraak in de agenda van de desbetreffende medewerker (therapeut, sportinstructeur, diëtist, voedingsdeskundige etc.) van Physique, het opvragen van uw polis gegevens bij uw zorgverzekeraar en het kunnen declareren bij uw zorgverzekeraar;
communicatieve doeleinden, zoals het bevestigen van uw gemaakte afspraken, het met uw toestemming en indien noodzakelijk overdragen van uw gegevens aan andere praktijken en/of een terugkoppeling naar uw huisarts of medisch specialist, of informatie omtrent uw lidmaatschap;
fysiotherapeutische doeleinden, zoals het kunnen uitvoeren van uw fysiotherapeutische behandelplan en het bij afwezig zijn van uw fysiotherapeut het kunnen vervolgen van uw behandelplan door een collega fysiotherapeut;
kwaliteit doeleinden, zoals het inschakelen van een extern bureau voor het versturen van een geanonimiseerde vragenlijst m.b.t. uw tevredenheid over de ontvangen behandeling;
om onze producten en diensten te leveren;
vanwege het belang om met u in contact te kunnen treden in het kader van (aanvullende) diensten, zoals nieuwsbrieven en bijeenkomsten;
in verband met de communicatie over producten of diensten die wij afnemen;
vanwege het onderhouden van ons netwerk van dienstverleners;
voor het werven en selecteren van personeel.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Voor andere doeleinden dan hiervoor genoemd wij uw gegevens niet verwerken, tenzij u daarvoor specifiek toestemming heeft gegeven;
Wij verwerken persoonsgegevens op grond van overeenkomsten, namelijk voor de levering van onze diensten. De gegevens zijn noodzakelijk voor de levering, uitvoering en de (financiële) transacties. Ook verwerken wij op basis van een wettelijke verplichting;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Welke gegevens?

Physique verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens.
Deze gegevens worden in onze (digitale) systemen opgeslagen en gedurende de wettelijke bewaartermijnen bewaard.

Verwerking van persoonsgegevens van cliënten

Voornaam
Voorletters
Tussenvoegsel
Achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Telefoonnummer(s)
E-mailadres
Ip-adres (bij bezoeken website)
BSN nummer
Rekeningnummer
Nummer op het identificatiebewijs
Huisarts
Zorgverzekeraar gegevens: polis nummer, zorgverzekeraar en aanvullende verzekering gegevens
(Gezondheids)gegevens die van belang zijn voor een gedegen fysiotherapeutisch onderzoek en behandeling, voedings-, sport- en/ of beweegbegeleiding.
Overeengekomen lidmaatschap

De begrenzing voor wat betreft de informatie over het specifieke cliëntendossier dat aan ons voorligt, ligt besloten in de ‘noodzakelijkheid’. Gegevens die wij niet nodig hebben bij de uitvoering onze dienstverlening verwerken wij niet.

Uw persoonsgegevens worden door Physique, opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Voor de fysiotherapie is dit voor maximaal 15 jaar.
Voor zover de verwerking van persoonsgegevens is gericht op dienstverlening of het voldoen aan een wettelijke plicht is Physique van uw persoonsgegevens afhankelijk. Zonder de hier besproken persoonsgegevens kan Physique niet instaan voor de juiste behartiging van uw belangen of het voldoen aan haar wettelijke verplichtingen. Daarmee bestaat de kans dat wij onze diensten aan u moeten beëindigen, weigeren of staken.

Verwerking gegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Physique Preventiecentrum verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het inschrijvingsformulier of digitaal aanmeldingsformulier nieuwsbrief.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Physique Preventiecentrum de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Geslacht;
E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Physique Preventiecentrum opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men aangemeld is voor de nieuwsbrief.

Verwerking gegevens van leads

Persoonsgegevens van leads (potentiële cliënten met wie Physique contact legt) worden door Physique verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het contact leggen met potentiele cliënten die informatie hebben aangevraagd via telefoon e-mail of andere wegen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Online aanmeldformulier website of landingspagina.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Physique de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Geslacht;
Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
E-mailadres;
Telefoonnummer.

Uw persoonsgegevens worden door Physique opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Tot er contact is opgenomen met de potentiele cliënt (lead).

Verwerking gegevens uit sollicitatieprocedures.

In het kader van sollicitatieprocedures verwerken wij de door de sollicitant aangeboden informatie, waaronder in elk geval contactgegevens en de door ons gevraagde motivatiebrief, CV en cijferlijst. Deze informatie zullen wij uiterlijk vier weken na het einde van een procedure verwijderen, tenzij de sollicitant bij Physique in dienst treedt of wij expliciete toestemming verkrijgen om de informatie langer in onze systemen te behouden.

Verwerking gegevens over uw bezoek aan onze website.

Physique gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Verder maakt Physique gebruik van Google Analytics, waarmee wij IP-adressen opslaan en surfgedrag op onze website kunnen analyseren.

Verwerking gegevens die wij verkrijgen van leveranciers van producten en diensten, al dan niet aan ons.

Om in contact te blijven met onze leveranciers en dienstverleners, maar ook met dienstverleners in ons zakelijke netwerk, verwerken wij de contactgegevens van contactpersonen. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien wij op enige moment van de betrokken leverancier of dienstverlener een verzoek krijgen om de gegevens te verwijderen zullen wij daaraan op de kortst mogelijke termijn gehoor geven.

Doorgifte aan andere partijen

Physique zal uw persoonsgegevens in beginsel niet delen met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst dan wel voor gerechtvaardigd belang en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die u gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Physique blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt Physique uw persoonsgegevens aan andere derden. Dit doen wij alleen met uw nadrukkelijke toestemming tenzij hiervoor een wettelijke verplichten bestaat.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de internetomgeving van het agenda en Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) programma door Intramed;
Het verzorgen van communicatie richting huisarts/specialist middels zorgmail;
Het verzorgen van de uitvraag voor de cliënttevredenheid via een geanonimiseerde vragenlijst die u ontvangt via de mail door Qualiview;
Het ontvangen van vergoeding voor geleverde diensten door het declareren bij uw zorgverzekeraar.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Veilige verwerking

Physique zal passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn en dat misbruik van deze gegevens zo veel mogelijk wordt voorkomen. De toegang tot uw persoonsgegevens is afgeschermd voor onbevoegden. Daarnaast zullen wij onze beveiligingsmaatregelen regelmatig controleren en waar nodig updaten, zodat uw gegevens altijd goed beveiligd zijn.

Uw rechten

Physique vindt het belangrijk dat u op de hoogte bent van uw rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft op grond van de privacywetgeving in elk geval de volgende rechten:

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd bij Physique (privacy@physique.nl) opvragen welke persoonsgegevens Physique verwerkt, voor welk doel dat gebeurt en hoe lang deze bewaard worden.

Recht op rectificatie

Wanneer u denkt dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor bij Physique een verzoek indienen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door Physique wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiertoe bij Physique via het e-mailadres privacy@physique.nl een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U kunt bij Physique via het e-mailadres privacy@physique.nl een verzoek indienen om de door Physique verwerkte gegevens aan u over te dragen.

Recht van bezwaar

Als Physique uw gegevens gebruikt voor marketingdoeleinden kunt u bij Physique via het e-mailadres privacy@physique.nl bezwaar maken tegen deze verwerking.

Intrekken van toestemming

Indien Physique gegevens van u verwerkt op grond van uw toestemming, kunt u uw toestemming altijd schriftelijk intrekken.

Vragen en klachten

Als er na het doornemen van deze verklaring iets niet duidelijk is over de manier waarop Physique omgaat met uw persoonsgegevens, wanneer u gebruik wilt maken van één of meer van de beschreven rechten, of wanneer u een klacht hebt over onze verwerking van uw persoonsgegevens kunt u een bericht sturen naar:

Physique Preventiecentrum BV
T.a.v. functionaris gegevensbescherming
Beukenlaan 19
6823 MA Arnhem

privacy@physique.nl

Mocht er geen passende oplossing voor uw klacht worden gevonden, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. We raden u aan de website van de Autoriteit Persoonsgegevens te raadplegen om te zien hoe u deze het beste kunt bereiken.

Wijzigingen in de privacy policy

Niet alleen het privacyrecht is in ontwikkeling, ook deze policy kan met regelmaat worden aangepast. Het statement dat u op dit moment leest dateert van 28 mei 2018.